Nextcloud là một phần mềm mã nguồn mở cung cấp giải pháp lưu trữ đám mây linh hoạt cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Nền tảng này cho phép người dùng kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình, trái ngược với các dịch vụ đám mây thương mại như Google Drive hay Dropbox. Trong bài viết này, mình sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Nextcloud, từ lợi ích, tính năng chính đến chi phí, đối tượng sử dụng và cách cài đặt chi tiết trên nhiều thiết bị.

Nextcloud là gì?

Nextcloud là một phần mềm mã nguồn mở cung cấp giải pháp lưu trữ đám mây linh hoạt cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Nền tảng này cho phép người dùng tự xây dựng và quản lý hệ thống lưu trữ, chia sẻ dữ liệu trên máy chủ cá nhân hoặc doanh nghiệp một cách chủ động, thay vì phụ thuộc vào dịch vụ lưu trữ trung gian của bên thứ ba.​

 

Nextcloud được ra mắt chính thức vào tháng 6 năm 2016, do đội ngũ sáng lập ownCloud phát triển và kế thừa toàn bộ nền tảng công nghệ từ dự án trước đó. Phần mềm này hỗ trợ đa nền tảng, tương thích với các hệ điều hành phổ biến như Linux, Windows, macOS, Android và iOS, cho phép người dùng truy cập và đồng bộ dữ liệu từ nhiều thiết bị khác nhau.​

Nextcloud mang đến cho doanh nghiệp quyền tự chủ trong việc lưu trữ và quản lý dữ liệu, nhưng để hệ thống luôn ổn định, an toàn và linh hoạt mở rộng, nền tảng hạ tầng phía dưới cần đủ mạnh và dễ kiểm soát. 

Lợi ích nổi bật của Nextcloud

Nextcloud sở hữu nhiều lợi ích nổi bật khi triển khai giải pháp lưu trữ dữ liệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. Được hỗ trợ trên các hệ điều hành phổ biến như Windows, macOS, Linux, Android và iOS, nền tảng này cho phép người dùng tiếp cận và quản lý tập tin dễ dàng từ mọi thiết bị, tạo nên sự thuận tiện tối đa trong sử dụng hàng ngày.​

Việc sử dụng ứng dụng gốc cùng khả năng đồng bộ hóa tự động giúp dữ liệu luôn được cập nhật nhất quán, đồng thời hỗ trợ truy cập và chia sẻ file nhanh chóng mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh đó, Nextcloud dựa trên nền tảng PHP và có khả năng kết nối nhiều loại cơ sở dữ liệu, nhờ đó người dùng có thể triển khai hệ thống trên đa dạng server, tối ưu hiệu quả và bảo mật.

Không chỉ đáp ứng nhu cầu cá nhân, Nextcloud còn tăng cường năng lực cộng tác nhóm khi cho phép chia sẻ, chỉnh sửa và làm việc chung trên tập tin giữa các thành viên. Việc chủ động kiểm soát dữ liệu giúp các tổ chức tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư hạ tầng và tránh phụ thuộc vào dịch vụ bên ngoài. Với khả năng tích hợp sâu cùng môi trường lưu trữ riêng biệt, Nextcloud trở thành lựa chọn lý tưởng cho cá nhân hóa bảo mật thông tin và mở rộng quy mô triển khai tập thể, doanh nghiệp hiện đại.

Các tính năng chính của Nextcloud

Nextcloud tích hợp nhiều tính năng nổi bật, đáp ứng nhu cầu lưu trữ, cộng tác và bảo mật cho cá nhân lẫn doanh nghiệp. Dưới đây là những tính năng chính của Nextcloud:

• Nextcloud Hub: Là trung tâm điều phối các chức năng cộng tác, hỗ trợ tổ chức họp trực tuyến, hội nghị, quản lý tài liệu và chia sẻ thông tin. Khi kết hợp với Nextcloud Talk, người dùng có thể thực hiện trò chuyện, nhắn tin, gọi video, chia sẻ màn hình và trao đổi đa phương tiện nhanh chóng trong cùng một giao diện.​
• Nextcloud Talk: Tính năng giao tiếp trực tiếp hỗ trợ chat, gọi video, tạo phòng hội nghị và chia sẻ màn hình, giúp các nhóm, doanh nghiệp duy trì liên lạc và tăng hiệu quả cộng tác trong môi trường làm việc từ xa.​
• Nextcloud Files: Cho phép tải lên, lưu trữ, truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ tệp tin nhất quán trên nhiều nền tảng khác nhau. Nextcloud Files tích hợp liên kết trực tiếp với các ứng dụng Microsoft Office, nâng cao khả năng làm việc nhóm và quản lý phiên bản tài liệu.​
• Nextcloud Groupware: Tập hợp các công cụ năng suất như lịch, danh bạ, thư điện tử, quản lý nhiệm vụ,… giúp người dùng lên kế hoạch, giao việc và hoàn thành các nhiệm vụ hiệu quả hơn. Tất cả được đồng bộ hóa giữa các thành viên trong nhóm, phục vụ tối ưu cho môi trường doanh nghiệp, tổ chức.​
• Bảo mật nâng cao: Nextcloud tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo mật hiện đại, áp dụng mã hóa đầu cuối, SSL, TLS, xác thực hai lớp, bảo vệ chống brute force và phòng chống ransomware. Người dùng kiểm soát phân quyền truy cập chi tiết, đảm bảo an toàn dữ liệu cá nhân lẫn doanh nghiệp.​
• Khả năng chia sẻ và cộng tác: Người dùng có thể chia sẻ file, tài liệu, dữ liệu cho cá nhân hoặc nhóm, đồng thời cùng nhận xét và chỉnh sửa trực tiếp trong môi trường cloud. Dự án hoặc nhóm làm việc dễ dàng phối hợp, quản lý phiên bản file, trao đổi thông tin mọi lúc mọi nơi.​

Nextcloud có thực sự miễn phí không?

Nextcloud cung cấp phiên bản phần mềm mã nguồn mở hoàn toàn miễn phí cho người dùng cá nhân có nhu cầu lưu trữ và đồng bộ dữ liệu cơ bản. Bạn có thể dễ dàng tải về, cài đặt và sử dụng mà không phải trả phí bản quyền, đồng thời có sẵn ứng dụng Nextcloud Sync Client để tự động đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều nền tảng như Windows, macOS, Linux, iOS và Android.​

Tuy nhiên, với các tính năng nâng cao hoặc khi doanh nghiệp cần tích hợp cơ chế bảo mật mạnh, mở rộng dung lượng hoặc thêm giải pháp quản trị, một số dịch vụ hỗ trợ của Nextcloud sẽ yêu cầu trả phí để sử dụng đầy đủ chức năng. Bản miễn phí của Nextcloud thường có giới hạn nhất định về số lượng tính năng, dung lượng hoặc mức độ bảo mật so với các gói dịch vụ trả phí.​

Bên cạnh đó, để gia tăng hiệu quả và an toàn cho dữ liệu khi làm việc nhóm hoặc lưu trữ các thông tin quan trọng, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn các gói trả phí tích hợp nhiều giải pháp bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật và tùy chỉnh chuyên sâu hơn. Vì vậy, Nextcloud phù hợp cho cả người dùng cá nhân mong muốn tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp cần năng lực triển khai cloud bảo mật linh hoạt, chỉ cần lựa chọn hình thức phù hợp nhu cầu.

Đối tượng phù hợp sử dụng Nextcloud

Nextcloud là nền tảng linh hoạt, đáp ứng tốt nhu cầu của nhiều nhóm người dùng khác nhau. Dưới đây là các đối tượng phù hợp để khai thác tối đa ưu điểm của Nextcloud:

• Doanh nghiệp: Nextcloud là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp muốn xây dựng môi trường làm việc cộng tác hiệu quả, bảo mật và tiết kiệm chi phí. Nền tảng này hỗ trợ lưu trữ dữ liệu nội bộ, chia sẻ tệp tin giữa nhân viên, đối tác và khách hàng trong các dự án cần tính liên kết chặt chẽ.
• Ngành giáo dục: Nextcloud phù hợp để lưu trữ và chia sẻ tài liệu bài giảng, bài tập hay dự án nhóm giữa giáo viên với học sinh, sinh viên. Hệ thống này giúp cộng tác học tập an toàn, tiết kiệm và dễ sử dụng, phục vụ cả nhu cầu cá nhân lẫn tập thể.
• Tổ chức phi lợi nhuận: Đối với các tổ chức phi lợi nhuận cần triển khai hệ thống làm việc online nhưng hạn chế chi phí vận hành, Nextcloud mang lại giải pháp tiết kiệm, thuận tiện giám sát và phối hợp các hoạt động, sự kiện một cách trơn tru.
• Cá nhân: Ngoài doanh nghiệp, Nextcloud phù hợp cho người dùng cá nhân muốn sao lưu dữ liệu, đồng bộ tệp tin hoặc tạo môi trường lưu trữ an toàn và riêng biệt cho thông tin cá nhân.​
• Cơ quan chính phủ: Một số cơ quan hành chính và tổ chức chính phủ cũng đang lựa chọn Nextcloud để lưu trữ và chia sẻ các tập tin nhạy cảm hoặc dữ liệu nội bộ một cách an toàn, bảo mật.

Nhìn chung, Nextcloud có thể đáp ứng từ đơn vị nhỏ, cá nhân đến tổ chức lớn tùy theo quy mô và yêu cầu bảo mật. Tuy nhiên, với doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn có yêu cầu bảo mật cao, nên cân nhắc sử dụng các gói dịch vụ bổ sung trả phí để đảm bảo an toàn dữ liệu và mở rộng chức năng phù hợp.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Nextcloud

1. Cài đặt và sử dụng Nextcloud trên PC/Desktop
2. Cài đặt và sử dụng Nextcloud trên Android
3. Cài đặt và sử dụng Nextcloud trên iOS

Cài đặt và sử dụng Nextcloud trên PC/Desktop

1. Cách cài đặt

• Bước 1: Trước tiên, bạn cần truy cập trang web chính thức của Nextcloud tại nextcloud.com/install. Trong mục Download for Desktop, bạn hãy nhấn vào mũi tên xổ xuống, sau đó chọn hệ điều hành Windows để tải về file cài đặt Nextcloud client.​

• Bước 2: Khi quá trình tải hoàn tất, bạn hãy chuột phải vào file vừa tải về, chọn Run as administrator và xác nhận cho phép cài đặt ứng dụng.
• Bước 3: Thực hiện các bước cài đặt theo giao diện hướng dẫn bằng cách liên tục chọn Next, chọn chế độ mặc định, quy định (hoặc giữ mặc định) ổ đĩa lưu trữ, chọn Install, sau đó Next và cuối cùng là Finish để hoàn tất.​

2. Kết nối vào tài khoản Cloud Server File

• Bước 1: Khi ứng dụng đã cài đặt xong, bạn mở Nextcloud client, màn hình sẽ hiện giao diện yêu cầu đăng nhập vào hệ thống. Hãy chọn Log in.

• Bước 2: Bạn cần nhập chính xác địa chỉ của server Nextcloud (server đã được cài đặt trên VPS hoặc server vật lý trước đó), đảm bảo mạng giữa máy tính với server có kết nối ổn định.​

• Bước 3: Khi giao diện Connect to your account xuất hiện, bạn hãy tiếp tục chọn Log in và nhập thông tin tài khoản Nextcloud của bạn (tên tài khoản và mật khẩu), nhấn Login rồi cấp quyền (Grant Access) để xác nhận kết nối.

3. Quản lý File, đồng bộ dữ liệu

• Bước 1: Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ được lựa chọn hình thức đồng bộ dữ liệu gồm: Sync everything from server để đồng bộ toàn bộ dữ liệu hoặc Choose what to Sync để chỉ chọn một số thư mục mong muốn từ server về máy tính.
• Bước 2: Chọn thư mục trên máy tính để lưu dữ liệu đồng bộ, bạn nhấn Connect để bắt đầu quá trình.

• Bước 3: Khi ứng dụng thông báo đồng bộ thành công, bạn có thể kiểm tra mục dữ liệu này trong This PC trên Windows để xác nhận dữ liệu từ Nextcloud đã xuất hiện trong folder riêng biệt.​

4. Các thao tác trên Nextcloud

• Tạo thư mục mới: Tại giao diện Nextcloud, bạn vào mục File, nhấn dấu + và chọn New Folder. Bạn đặt tên, nhấn dấu mũi tên để hoàn tất tạo thư mục.
• Tạo file mới: Bạn vào File, nhấn dấu + để tạo các loại file như Text, Spreadsheet (Excel), Document (Word), Presentation (PowerPoint), Diagram tùy ý.
• Upload file: Chọn thư mục muốn tải lên, bạn nhấn dấu +, chọn Upload file, tìm đến file cần tải, nhấn Open. Quá trình upload sẽ diễn ra tự động và file sẽ xuất hiện trong thư mục bạn chọn.​

Cài đặt và sử dụng Nextcloud trên Android

1. Cài đặt ứng dụng Nextcloud trên thiết bị Android

Để bắt đầu sử dụng Nextcloud trên điện thoại Android, bạn cần truy cập vào CH Play (Google Play Store), sau đó nhập từ khóa Nextcloud vào ô tìm kiếm và chọn ứng dụng phù hợp. Bạn hãy nhấn Install để tiến hành cài đặt phần mềm lên thiết bị như các smartphone Samsung, OPPO, Xiaomi,… Quá trình này tương tự với mọi thiết bị chạy hệ điều hành Android.​

2. Kết nối vào tài khoản Cloud File Server:

• Bước 1: Sau khi cài đặt thành công, bạn mở ứng dụng Nextcloud trên điện thoại và nhấn vào tùy chọn đăng nhập.
• Bước 2: Tại giao diện đăng nhập, bạn cần nhập địa chỉ máy chủ Nextcloud Server đã được quản trị viên cung cấp, sau đó nhấn tiếp tục đăng nhập.
• Bước 3: Bạn nhập tên tài khoản và mật khẩu được cấp, rồi chọn Grant access để xác nhận quyền truy cập vào hệ thống cloud.
• Bước 4: Ứng dụng sẽ yêu cầu quyền truy cập ảnh, phương tiện và tệp trên thiết bị, bạn hãy nhấn Cho phép để hoàn tất quá trình đăng nhập và kết nối.​

3. Quản lý File

• Bước 1: Khi đã đăng nhập thành công, giao diện chính Nextcloud trên Android sẽ được hiển thị, giúp bạn dễ dàng truy cập các tính năng quản lý file, đồng bộ và chia sẻ dữ liệu.

• Bước 2: Bạn có thể truy cập menu để sử dụng các chức năng của Nextcloud như tải lên, tải về, chia sẻ hay chỉnh sửa tệp tin, tương tự với cách thao tác thông thường trên các ứng dụng lưu trữ khác.​

Cài đặt và sử dụng Nextcloud trên iOS

1. Cài đặt ứng dụng Nextcloud trên thiết bị iOS

Quá trình cài đặt app Nextcloud trên iOS diễn ra tương tự như trên Android. Đầu tiên, bạn truy cập vào App Store trên iPhone hoặc iPad, sau đó tìm kiếm ứng dụng Nextcloud và nhấn Nhận để bắt đầu quá trình cài đặt. Khi hệ thống yêu cầu, bạn thực hiện xác thực cài đặt bằng vân tay hoặc nhập mật khẩu Apple ID để tiếp tục. Ứng dụng sẽ được tải xuống và cài đặt trên thiết bị của bạn.​

2. Kết nối vào tài khoản Cloud File Server:

• Bước 1: Sau khi cài đặt thành công, bạn mở ứng dụng Nextcloud và cho phép app gửi các thông báo ra ngoài màn hình chính khi được hỏi.
• Bước 2: Tiếp tục nhấn Login để thực hiện đăng nhập, sau đó bạn nhập chính xác địa chỉ server Nextcloud cá nhân hoặc doanh nghiệp mà bạn đang sử dụng, nhấn Login để chuyển sang bước xác thực.
• Bước 3: Khi cửa sổ đăng nhập xuất hiện, bạn điền tên tài khoản và mật khẩu được cấp, chọn Đăng nhập và sau đó nhấn Grant access để xác nhận quyền truy cập vào hệ thống cloud.

3. Quản lý File

Sau khi đăng nhập thành công, giao diện Nextcloud trên iOS sẽ hiện lên. Tại đây, bạn nhấp vào dấu + ở giữa phía dưới màn hình để thực hiện các thao tác cơ bản như tải lên ảnh hoặc video, tải lên file, tạo file văn bản, scan tài liệu hoặc tạo thư mục mới trên hệ thống Nextcloud. Nếu muốn tùy chỉnh giao diện hiển thị của các thư mục và file, bạn chọn biểu tượng menu ở phía trên góc phải màn hình và thực hiện thao tác tùy chỉnh tương tự như trên các nền tảng khác.​

So sánh Nextcloud với các dịch vụ lưu trữ phổ biến

Các dịch vụ lưu trữ đám mây như Nextcloud, Google Drive, Dropbox và OneDrive đều có điểm chung là cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau. Những nền tảng này đều hỗ trợ ứng dụng riêng để quản lý file, phục vụ nhu cầu làm việc nhóm, cá nhân hoặc doanh nghiệp một cách linh hoạt và tiện lợi.

Tuy nhiên, mỗi dịch vụ lại mang những đặc điểm riêng biệt về quyền kiểm soát, mức độ bảo mật, chi phí và khả năng mở rộng. Bảng dưới đây tổng hợp các điểm khác biệt chi tiết giữa Nextcloud và các dịch vụ lưu trữ phổ biến hiện nay:

Tiêu chí	Nextcloud	Google Drive	Dropbox	OneDrive
Kiểm soát dữ liệu	Toàn quyền kiểm soát, tự chọn máy chủ	Server của Google	Server của Dropbox	Server của Microsoft
Mã nguồn	Mã nguồn mở, tùy biến linh hoạt	Đóng	Đóng	Đóng
Sở hữu và quản trị	Tự vận hành, chủ động bảo mật	Google quản lý	Dropbox quản lý	Microsoft quản lý
Quyền riêng tư	Cao, tùy chỉnh phân quyền chi tiết	Phụ thuộc Google	Phụ thuộc Dropbox	Phụ thuộc Microsoft
Phí sử dụng	Miễn phí (Community), trả phí cho hạ tầng và gói nâng cao	Miễn phí/Trả phí	Miễn phí/Trả phí	Miễn phí/Trả phí
Mở rộng/nâng cấp	Linh hoạt, tùy ý cấu hình	Giới hạn gói dịch vụ	Giới hạn gói dịch vụ	Giới hạn gói dịch vụ
Cộng tác, đồng bộ	Đầy đủ, hỗ trợ tích hợp ứng dụng	Đầy đủ	Đầy đủ	Đầy đủ
Hỗ trợ nền tảng	Windows, macOS, Linux, Android, iOS	Windows, macOS, Android, iOS	Windows, macOS, Android, iOS	Windows, macOS, Android, iOS